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Affaires & Entreprise
Méthode de gestion des priorités
17 juin 2019
par Daniel-Jean Simard

INTRODUCTION

La gestion des priorités, que ce soit en affaires ou dans notre vie de tous les jours… eh bien oui, ça fait aussi partie de notre quotidien. Car on ne peut pas seulement planifier nos activités, nos tâches, nos projets, notre temps,… il faut aussi savoir les prioriser.

Nous sommes passés maîtres dans l’art d’accumuler toujours plus de choses dans notre assiette, et nous avons une panoplie de projets ou initiatives que nous voulons accomplir, mais est-ce qu’on les approche de la bonne façon? C’est ce que nous allons tenter de décortiquer dans cet article en parlant d’approches et d’idées sur les manières de prioriser.

(NDR : Ce document n’est pas une formation sur la méthode mais plutôt une description à haut niveau pour vous aider à comprendre l’essence d’une telle approche. Aussi, je tiens à préciser qu’il existe plusieurs types de méthode de gestion des priorités, qui suivent différentes approches et différentes variantes. Libre à vous de choisir la méthode qui répond le mieux à vos besoins, et de l’adapter comme bon vous semble.)

 

QUOI

Mais pourquoi parler d’une méthode de gestion des priorités? En fait, il s’agit plus d’une façon de voir les choses et d’approcher les initiatives qui se présentent pour en arriver à comprendre lesquelles on peut entreprendre en même temps afin de savoir comment appliquer une bonne gestion de temps. (Plus de détails dans un récent article sur les Méthodes de gestion de temps).

 

QUAND

Dans le monde des affaires, nous sommes constamment bombardés d’initiatives… au niveau entreprise, projets, développement et quoi d’autres encore, ce qui nous oblige à établir dans quel ordre accomplir cette liste de choses en sachant très bien que tout arrive en même temps avec des délais la plupart du temps assez serrés.

Malheureusement, personne n’a le don d’ubiquité et puisqu’on essaie quand même de tout faire à la fois, souvent on oublie d’analyser ce qui devrait passer en premier.

Ceci étant dit, QUAND devrions-nous penser à prioriser? … pas mal tout le temps!

Dans cet article, nous faisons référence à ce que nous appelons nos RÈGLES D’OR. Il ne s’agit ici qu’un terme lié aux bonnes pratiques apprises et acquises par Emyode avec son expérience sur le terrain. Ces règles nous servent de guide et, bien entendu, elles peuvent être adaptées selon vos besoins et votre niveau de confort. Utilisez-les comme concept ou idées de base pour tester et appliquer votre méthode de gestion des priorités.

 

COMMENT

Afin de bien gérer ses priorités, on doit prendre en considération un certain nombre de facteurs qui viendront supporter le résultat final. Mais avant de plonger dans le sujet, il y a une chose à se rappeler : vous pouvez prioriser autant que vous le voulez, mais si vous vous retrouvez avec trop d’éléments prioritaires, vous n’arriverez jamais à tous les accomplir.

Alors comment faire? Eh bien… limitez-vous à un maximum de 5 priorités à la fois, le chiffre magique à respecter pour une approche saine de gestion des priorités. Et lorsque vous en avez fini avec une, ajoutez la prochaine sur la liste… et continuer dans cette veine en gardant le chiffre 5 dans votre ligne de mire.

Allons-y avec les facteurs à considérer :

 

UN : ESTIMATEZ LES BÉNÉFICES

On l’a déjà dit, nous avons des tonnes de choses à accomplir et chacune est aussi importante que l’autre. Mais laquelle aura le plus grand impact ne nous vient pas en tête immédiatement. Lorsque vous regardez votre fameuse liste, assurez-vous de penser à ce qui suit, peu importe dans quelle ordre.

 

RÈGLES D’OR

  • Assurez-vous d’avoir des bénéfices TANGIBLES.

 

DEUX : PRÉREQUIS

Lorsque vous aurez une image globale des tâches que vous avez à prioriser, prenez un instant de recul et essayez d’établir si une n’est pas un prérequis d’une autre ou de plusieurs autres. Souvent, on fait cette erreur et on se rend soudainement compte qu’on aurait pu concentrer nos efforts dans un ordre différent et arriver à de bien meilleurs résultats.

 

RÈGLES D’OR

  • Le volet bénéfices ne devrait JAMAIS être pris en considération lorsque que vous séquencez vos prérequis. La valeur du résultat final viendra lorsque tous les efforts seront complétés.

 

TROIS : RISQUES

Ah oui! N’oublions pas les risques! Ça peut sembler étrange de parler de risques lorsqu’on établit l’ordre des priorités, mais rappelez-vous que puisque vous avez aligné certaines priorités à des objectifs extérieurs, ces décisions pourraient compromettre vos propres objectifs ou les initiatives d’une tierce partie. Ce qui peut aussi influencer les principes d’Estimation de temps. Une fois vos priorités établies, vous devrez aussi estimer les efforts nécessaires à chacune et, comme vous le savez maintenant, ajouter un facteur de risque à vos estimés.

 

SAVOIR GARDER LE RYTHME

Comme déjà mentionné, le chiffre magique quand vient le temps de mettre sur papier un nombre de choses qui peuvent être accomplies et coordonnées simultanément, c’est le CHIFFRE 5.  

L’objectif ici n’est pas de vous surcharger. Mais vous devez quand même vous assurer que ce que vous avez à faire se fera dans l’ordre des choses. De toute façon, vous savez que vous avez bien des choses sur votre liste, alors lorsque vous complétez une tâche, ajoutez simplement la suivante. Rappelez-vous seulement de garder à 5 le maximum de priorités avec lesquelles vous jonglez en temps réel.

Cette approche s’applique sur à peu près tout. Vous ne devriez jamais trop vous diluer parce qu’autrement ça vous prendra trop de temps à accomplir ce que vous devez faire et vous risquez d’en perdre le focus et l’intérêt… et finir découragé et déçu à cause de ça.

 

CONCLUSION

Comme nous le disions si bien au début, nous avons tous une panoplie de choses à faire qui peuvent amener beaucoup de valeur à l’entreprise pour laquelle on travaille et aussi pour nous en tant qu’individu. Maintenant que vous avez découvert de nouvelles idées et approches pour mieux gérer vos priorités, il ne vous reste qu’à les appliquer pour obtenir des résultats encore meilleurs.

À la prochaine !

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