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Affaires & Entreprise
Méthode d’analyse et retour en arrière
3 juin 2019
par Daniel-Jean Simard

INTRODUCTION

Comme tout le monde le sait, dans la vie, en général, tout roule comme sur des roulettes… aucun pépin ou maux de tête… la vie est belle… aucune surprise! Qui a besoin d’une analyse et retour en arrière?

Peut-être sur une autre planète, ou à moins de vivre dans une bulle… mais disons que ce n’est pas tout à fait la réalité dans notre monde. Oh, mais croyez-moi j’aimerais bien qu’il en soit ainsi… mais avouons-le, on finirait par s’ennuyer si c’était le cas.

Alors puisque je ne suis pas dans cette position (et vous non plus), soyons réalistes… Pour chacune de nos initiatives, nous devons souvent faire face à un certain nombre d’embûches (nos « road blocks ») ou à d’autres problèmes qu’on n’avait pas prévus et qui peuvent nous causer quelques maux de tête dans notre cheminement.

Alors que pourrions-nous faire? Comment pouvons-nous, en tant que professionnels de gestion, analyser ces situations différemment? C’est ici qu’une Méthode d’analyse et retour en arrière vient nous donner un coup de pouce.

(NDR : Ce document n’est pas une formation sur la méthode mais plutôt une description à haut niveau pour vous aider à comprendre l’essence d’une telle approche. Aussi, je tiens à préciser qu’il existe plusieurs types de méthode d’analyse et retour en arrière, qui suivent différentes approches et différentes variantes. Libre à vous de choisir la méthode qui répond le mieux à vos besoins, et de l’adapter comme bon vous semble.)

 

QUOI

Qu’est-ce qu’une « analyse et retour en arrière »… et bien, c’est exactement ça : on analyse la situation en faisant un retour en arrière pour mieux comprendre ce qui s’est passé. Le concept se penche sur les façons d’approcher un problème et de le décortiquer (oui, un bon vieux « brainstorm »!) pour trouver un moyen de résoudre le problème et reprendre où on avait laissé avec une nouvelle approche revisitée.

 

QUAND

D’habitude, un besoin d’analyse et retour en arrière survient lorsqu’on arrive à un point de décision “Go/NoGo” critique ou une étape importante (« milestones ») cruciale au projet.

Un bloqueur si vous préférez. Encore là, le côté critique de la chose dépendra de l’importance que vous lui avez donné. Seulement VOUS et votre équipe peuvent le dire, et pour bien identifier de quoi il s’agit, vous devez faire un retour en arrière. Mais on peut aussi faire un retour en arrière pour un simple besoin d’amélioration sur notre façon de procéder. Plusieurs points peuvent ressortir après une analyse, comme le besoin d’établir un plan de restructuration de projet, de réalignement du chemin critique ou même un plan de redressement complet.

Tout au long de votre cheminement, tel que discuté dans l’article sur la Gestion du cheminement organisationnel, ou encore lorsque vous devez prendre en compte un facteur de risque (voir mon article sur les méthodes de Gestion du risque pour plus de détails), il peut venir un temps où faire un retour en arrière peut s’avérer une bonne idée.

 

COMMENT

Quand on procède à une analyse et retour en arrière, il est important de bien identifier le problème qu’on veut analyser et se concentrer sur CE PROBLÈME UNIQUEMENT. Il faut aussi être le plus précis possible sinon vous risquez de vous retrouver avec un plan qui ne réussira pas à totalement résoudre l’impasse. Ce qui veut dire qu’il est possible que vous ayez à faire plusieurs analyses et retours en arrière et ensuite combiner les résultats pour arriver à un plan de résolution complet.

Dans cet article, nous faisons encore référence à ce que nous appelons nos RÈGLES D’OR… c’est-à-dire, ces bonnes pratiques apprises et acquises par Emyode avec son expérience sur le terrain. Bien entendu, elles peuvent être adaptées selon vos besoins et votre niveau de confort. Utilisez-les comme concepts ou idées de base pour tester et appliquer votre méthode d’analyse et de retour en arrière.

Ceci étant dit, voyons voir comment on procède :

DÉFINIR UN PROBLÈME PRÉCIS

Tel que dit précédemment, il faut d’abord identifier le problème de façon précise et concise. Ne vous concentrez QUE sur CE SEUL PROBLÈME qui PEUT être résolu. Si vous voyez plusieurs problèmes, vous devez les définir clairement, un à un, et les traitez séparément dans votre analyse.

LES POINTS POSITIFS ET NÉGATIFS

Maintenant que vous avez un problème CLAIR et PRÉCIS, il vous faut faire une liste de tous les aspects positifs et négatifs du problème… et j’ai bien dit une liste de TOUS. Sans retenu. Sur DEUX colonnes séparées, faites une liste de tous les côtés POSITIFS et NÉGATIFS liés au problème. Aucune séquence particulière ni priorité… juste une liste de tout ce qui vous vient en tête. Faites-en un effort d’équipe pour bâtir une liste qui grandit au fur et à mesure… ou faites l’exercice individuellement et combinez le tout par la suite, à vous de choisir la meilleure approche pour vous.

 

RÈGLES D’OR

  • Ne vous limitez PAS dans vos Positifs ou Négatifs;
  • N’essayez PAS de prioriser, ça viendra plus tard;
  • Ne faites pas cas des doublons, vous les retirerez plus tard.

COMMENT PRIORISER… ET QUOI

Maintenant que vous avez vos listes, il vous faut prioriser chacun des points. Prenez chaque liste séparément et réorganisez chaque point dans un ordre du plus critique au moins important. Ne pensez pas à l’autre liste en faisant cela, encore une fois, gardez-ça pour plus tard. Pour l’instant, réorganisez la liste et épurez-la à mesure car vous verrez peut-être qu’il y a des répétitions ou des similitudes qui pourraient être regroupées en un seul point. Et ne vous en faites pas, l’ordre des points pourrait être amené à changer plusieurs fois. Ça fait partie de l’exercice.

Une fois que vous avez terminé avec la première liste… devinez quoi?! Vous devez faire la deuxième liste.

 

RÈGLES D’OR

  • Priorisez chaque liste SÉPAREMMENT;
  • Enlevez les DOUBLONS ou RÉPÉTITIONS;
  • Regroupez les idées SIMILAIRES ensemble et REPHRASEZ-les, ne les gardez PAS chacune séparée autrement il risque d’y avoir confusion.

ET IL FAUT ENSUITE SYNCHRONIZER

Les deux listes ayant été priorisées en ordre d’importance, ici je parles des listes de Positifs et de Négatifs, il s’agit maintenant d’établir un lien entre ces deux listes… parce qu’il y en a un. Cette tâche ne sera pas facile parce que ça impliquera beaucoup d’échanges et de tergiversations, peut-être même de faire marche arrière. Je vous demande seulement de garder ça en tête.

Ici, je veux prendre un moment pour vous expliquer pourquoi il est important de synchroniser les Positifs et les Négatifs. La raison – et pour être honnête avec vous, la plupart du temps on ne le réalise pas –  c’est parce que lorsque vous vous mettez à regarder vraiment ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, pour certains points, un simple réalignement ou un petit ajustement peut transformer un négatif en positif. La raison est simple… la plupart du temps, la manière dont nous faisons les choses est partiellement bonne. C’est juste que parfois tout le monde n’est pas sur la même longueur d’onde dans l’équipe, ou ce n’est peut-être qu’un simple problème de communication, pour ne donner ici que quelques exemples.

Mais revenons au sujet, le but est de prioriser vos TOP 5 points négatifs que vous devez changer et ensuite de les arrimer aux points positifs afin d’obtenir une liste de priorités de ce à quoi votre plan va ressembler.

Voici comment faire :

  1. Il est préférable de prioriser les NÉGATIFS en premier. Passez à travers la liste au complet et faites votre choix des Top 5. Vous devez être à l’aise avec votre choix et convaincu que ces 5 points amèneraient une résolution au problème exposé.
  2. Ensuite, priorisez la liste de POSITIFS et, encore ici, assurez-vous que ces top 5 sont vraiment liés au problème identifié.
  3. Une fois que vous avez terminé de prioriser ces deux listes, c’est le moment de les aligner toutes les deux ensemble pour qu’ainsi chaque NÉGATIF considéré soit aligné à un POSITIF. La raison pour ceci est que ça vous donne un chemin de relation qui vous aidera à corriger les points négatifs que vous avez identifiés.

 

RÈGLES D’OR

  • Priorisez SEULEMENT 5 points négatifs (plus de détails ci-dessous);
  • ALIGNEZ toujours chaque point négatif à un point positif.

POURQUOI SEULEMENT 5 ?

Plusieurs fois dans ce document j’ai parlé de TOP 5… la raison, c’est que pour vraiment mener à bien un effort au niveau gestion, il est préférable de se fixer une limite et le chiffre magique que je propose toujours est le 5. L’objectif ici n’est pas de vous sursaturer! L’important est de vous assurer que pour chaque point, vous pouvez obtenir des résultats dans un délai raisonnable. Et ne vous inquiétez pas… il restera encore plusieurs choses sur votre liste, vous n’avez qu’à l’ajuster au fur et à mesure que vous complétez un élément.

Cette approche s’applique à plus ou moins tout. Vous ne devriez jamais trop vous diluer parce que l’atteinte de votre objectif prendra trop de temps et vous pourriez facilement perdre le focus et l’intérêt et être totalement déçu à cause de ça.

Maintenant que nous avons parlé du chiffre 5…

PLANFIER

Vos priorités sont en place, il vous faut maintenant créer des plans pour accomplir tout ce travail. On sait très bien que certains de ces points seront résolus en une seul étape, et c’est parfait, mais il faut quand même que tout soit géré et exécuté dans un certain ordre avec des délais. La plupart du temps, ce plan de travail sera créé et géré séparément des autres plans de travail en cours parce qu’il s’agit d’une mesure corrective ou suite à un processus décisionnel.

Découpez le nombre de tâches le plus possible et n’oubliez pas d’y inclure des « Milestones » puisqu’il s’agit d’un plan visant des mesures correctives. Le choix de la méthodologie de gestion de projet à suivre dépendra de vous, à vous de choisir.

 

RÈGLES D’OR

  • Créez un plan de travail SÉPARÉ pour chaque item;
  • Détaillez CHAQUE item sous forme de TÂCHES;
  • N’oubliez pas d’inclure des MILESTONES pour mesurer votre progression.

 

CONCLUSION

Une Méthode d’analyse et retour en arrière vous permet de faire une pause et de revoir votre approche en prenant un recul. C’est une façon de faire un remu-méninge (ou brainstorm) et, si on peut dire, d’exposer les problèmes afin de corriger le tir plutôt que de les laisser mûrir. Il est toujours facile de voir le côté négatif des choses, mais pour retrouver le sourire, il faut pouvoir résoudre les problèmes et c’est la raison derrière cette méthodologie.

À la prochaine!

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