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Affaires & Entreprise
Méthode de gestion de temps
25 mars 2019
par Daniel-Jean Simard

INTRODUCTION

Nos vies débordent de choses à faire, à voir, à planifier… au travail, nous sommes bombardés de nouvelles tâches à exécuter tout en maintenant le cap sur nos projets. Et en plus, qui s’insèrent ici et là dans un agenda déjà bien garni, nous avons des réunions, séminaires, formations… et dieu sait quoi d’autres qui nous tombent dessus. Il nous faut garder un certain contrôle de tout ça… mais comment? En appliquant une bonne méthode de gestion de temps à tout ce chaos.

Jetez un coup d’œil à votre agenda des dernières semaines… Combien de fois avez-vous dit “Désolé pour mon retard”, “Je suis à vous dans 10 minutes”, et quoi d’autre encore… Pourquoi devons-nous toujours courir, déplacer ou reporter ce que nous faisons? …

Excellente question! C’est ici que nous entrons dans le vif du sujet : si on veut garder le cap, il faut savoir se prémunir d’une bonne méthode de gestion de temps.

(NDR : Ce document n’est pas une formation sur la méthode mais plutôt une description à haut niveau pour vous aider à comprendre l’essence d’une telle approche. Aussi, je tiens à préciser qu’il existe plusieurs types de méthode de gestion de temps, qui suivent différentes approches et différentes variantes. Libre à vous de choisir la méthode qui répond le mieux à vos besoins, et de l’adapter comme bon vous semble.)

 

QUOI

Bonne question, encore une fois! Qu’EST-CE qu’une méthode de gestion de temps. Eh bien, c’est ce qui nous permet de garder le contrôle sur nos vies, nos projets, nos parcours, ce qui influence directement notre estimation de temps (une méthode que nous avons déjà abordée dans un blogue plus récent) et vient l’enrichir.

Vous êtes probablement en train de vous dire que vous êtes déjà bien ferré en gestion de temps, ça marche bien pour vous, aucun souci de ce côté.

D’accord, mais essayons juste de voir si c’est vraiment le cas.

 

QUAND

Ça touche pas mal tout, mais lorsque vous combinez cela à une « Méthode d’estimation de temps » (un sujet discuté dans le dernier blogue) et à vos projets AGILE et SCRUM, vous pouvez être certain que le volet coordination prendra de l’ampleur.

 

COMMENT

Alors pourquoi, en tant que professionnels qui respirons le stress et prenons des décisions importantes tous les jours, avons-nous de la difficulté à gérer notre temps? Tout simplement parce que nous oublions d’appliquer certains principes qui, pourtant, ne sont ni nouveaux ou hors de l’ordinaire, mais pour une raison quelconque, nous avons tendance à ne pas les prendre en considération.

L’objectif de ce qui suit a pour but de vous présenter une méthode qui peut facilement s’appliquer à la gestion de votre agenda, qu’il soit professionnel ou personnel; toutefois alors que certains de ces principes s’appliquent à la façon dont vous planifiez vos projets, votre staff, ou pour votre entreprise en général, ils peuvent aussi s’appliquer à votre agenda personnel… mais nous avons choisi ici de ne mettre l’emphase que sur le côté professionnel de la chose.

Commençons par décrire ce que vous devriez prendre en considération lorsque vous gérez votre temps selon les trois niveaux que voici :

 

LA BASEil s’agit du minimum que vous devriez garder en tête;

INTERMÉDIAIREce sont les éléments qui vous permettront de minimiser les délais;

AVANCÉenfin, le but ultime pour vous permettre de gérer pleinement votre temps.

 

Gardez en tête qu’aucun n’est exclusif ou dépendant de l’autre. Il n’est pas nécessaire non plus d’appliquer tous les aspects ou de suivre une séquence particulière pour améliorer votre gestion de temps.

Encore une fois, nous ferons référence à ce que nous appelons nos RÈGLES D’OR, il ne s’agit ici qu’un terme lié aux bonnes pratiques apprises et acquises par Emyode avec son expérience sur le terrain.

 

LA BASE

Commençons par la base :

 

RÈGLES D’OR

  • Appliquez-y l’équivalent de 1 HEURE par JOUR qui s’étale dans le cours de votre journée de travail (peu importe qu’elle soit de 7, 7,5 ou 8 heures). Vous ne bloquez rien à votre agenda puisque rien de cela n’est planifié, mais il faut le garder en tête.

 

 

RÈGLES D’OR

  • Ajoutez ce « quotidien » à votre horaire de la même façon que vous le feriez pour une réunion, par exemple. Un revue rapide des courriels de la veille, un rapport de statut journalier, un lunch, etc. Estimez le temps dont vous aurez besoin et bloquez-le dans votre calendrier.

 

INTERMÉDIAIRE

PRÉ- ET POST- : Nous savons tous qu’il y a toujours un AVANT et un APRÈS à tout ce que nous faisons. Alors pourquoi ne le prenons-nous pas en considération? Lorsqu’on planifie pour une réunion, un lunch, un voyage, etc., il est important de prendre note des tâches qui doivent se faire avant et celles qui viendront après.

Maintenant, vous vous demandez peut-être ce que sont ces « PRÉ- » et ces « POST- », regardons ensemble de quoi il s’agit :

PRÉ- :

 

RÈGLES D’OR

  • La règle de base est d’ajouter 15 minutes, et de l’identifier comme tel dans votre calendrier.

 

 

RÈGLES D’OR

Assurez-vous de penser à ceci :

  • Toujours arrondir vers le HAUT;
  • Prendre en considération l’heure de la journée où vous effectuerez vos déplacements. Un outil comme Google Maps vous aidera à savoir combien de temps vous aurez besoin pour vous rendre à destination selon l’heure de vos déplacements;
  • Ajouter du temps pour vous RENDRE à votre voiture, l’autobus, etc. Vous n’apparaîtrez pas par magie!

 

POST- :

 

RÈGLES D’OR

  • La règle de base est d’ajouter 15 minutes, à identifier comme tel dans votre calendrier.

 

 

RÈGLE D’OR

Encore une fois, assurez-vous de :

  • Toujours arrondir vers le HAUT;
  • Prendre en considération l’heure de la journée où vous effectuerez vos déplacements. Un outil comme Google Maps vous aidera à savoir combien de temps vous aurez besoin pour revenir de votre destination selon l’heure de vos déplacements;
  • Ajouter du temps pour vous RENDRE à votre voiture, à l’autobus, etc.

 

AVANCÉ

Puisque vous êtes rendu ici, c’est que vous êtes prêt à passer à la section Avancé. Alors, sans plus tarder… voici la grande révélation qui vous permettra de gérer pleinement votre temps.

 

RÈGLES D’OR

Suivez ces bases pour l’Estimation du risque :

  • AUCUN – par défaut, ajoutez 10 %.
  • FAIBLE – ajoutez 15 %.
  • MOYEN – ajoutez 20 %.
  • ÉLEVÉ – ajoutez 25 %.

Ensuite, il faut arrondir au 15 minutes près.

 

CONCLUSION

Une méthode de gestion de temps fonctionne indépendamment de toute méthode utilisée pour gérer un projet (peu importe que vous suiviez la méthodologie En cascade (Waterfall), Scrum, Lean, Agile ou autres). Il s’agit simplement d’une meilleure façon pour vous de gérer votre temps, personnel ou professionnel, et en aucun cas, vous êtes obligé de tout prendre. Vous pouvez choisir d’utiliser certains points, les essayer, et voir si ça fonctionne pour vous.

Et il faut TOUJOURS se rappeler que c’est VOUS qui gérez la méthode, et non la méthode qui vous gère.

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