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Technologie
Microsoft Teams et collaboration 2.0 – Cinq fonctionnalités indispensables
7 juillet 2020
by Carl Robillard

Introduction

Nous vivons une nouvelle ère. Pour le mieux ou pour le pire. Et si nous devons sortir grandi de cette expérience, nous devons repenser beaucoup de nos idées préconçues. Chez Emyode, on a dû faire comme beaucoup d’entre vous. On s’est ajusté. Nous avons la chance d’avoir acquis et maintenu la confiance des entreprises avec qui nous traitons, tant et si bien qu’ils ont choisi de continuer de grandir avec notre assistance. Même durant ces temps difficiles.

Ce que cela implique, c’est qu’on doit non seulement assurer les opérations courantes et le développement de nouvelles fonctionnalités, mais aussi que les nouveaux requis d’affaires soient vus et offerts à la clientèle. Ce n’est pas parce que le volume de clients en ligne est plus grand – et ce, plus que jamais – que l’on peut se permettre de négliger l’avantage commercial et stratégique de mieux servir ses clients, bien au contraire. C’est une opportunité inouïe de faire mieux. Bref, on doit se moderniser. On doit moderniser nos processus et donc nos applications qui les supportent. En deux phrases, voilà la mission d’Emyode.

L’autre aspect qui nous a grandement aidé, c’est l’utilisation de Microsoft Teams. L’orientation technique et tactique d’Emyode nous a permis d’établir une proximité inédite avec la firme multinationale No 1 sur le marché du logiciel et des solutions infonuagiques. Nous avons été encouragés très tôt d’évaluer Microsoft Teams comme solution de collaboration et communication. Et lorsque l’évaluation a été complétée, nous sommes restés un peu étourdis par tout ce qui s’offrait à nous.

Dans cette publication, je voudrais partager avec vous cinq fonctionnalités présentes dans Teams et une brève explication de ce qui les rend attrayantes selon moi.

 

1. L’intégration

C’est simple, comme chef de pratique DevOps, on me demande deux choses avant tout : accélérer et simplifier. Le résultat revient toujours au même : la qualité des livraisons augmente, les coûts descendent et la vélocité augmente. Rapprocher les disparités dans les processus et les outils est une préoccupation majeure quand j’interviens en entreprise. Microsoft Teams peut se résumer à cela : tout dans un seul endroit. Il y a aussi la disparité des gens, mais l’essence même de la collaboration réussit à l’amoindrir elle aussi. C’est l’autre intégration qui me préoccupe. Et Teams le couvre avec brio.

La documentation, le suivi et le flux des processus, la communication, tout y est. Et si par un grand hasard ils n’auraient pas pensé à quelque chose dont vous auriez besoin, la plateforme a un outillage intégré de développement pour justement ajouter vos propres applications. Et c’est complètement fou comment il peut être simple d’intégrer vos propres applications en ligne pour les centraliser.

Imaginez comment l’intégration d’une nouvelle ressource devient facile si cette personne sait, en tout temps, où sont ses outils, ses guides et procédures, et si elle peut à tout moment clavarder avec quelqu’un pour avoir de l’aide. Bref, l’intégration est sa plus grande force et donc, forcément, mes prochains favoris ci-dessous y seront étroitement lié.

2. Soutien

D’accord ce n’est pas relié à l’intégration et ce n’est pas une fonctionnalité en soi, mais je tiens à souligner cet aspect qui aurait pu risquer de passer sous le couvert. Microsoft soutient, maintient et fait évoluer la plateforme à un rythme hors du commun. La vitesse à laquelle on voit les enjeux disparaître, les fonctionnalités apparaître et même l’utilisation se modeler est assez exceptionnelle. Je n’aurais jamais pu dire aussi vrai que maintenant : le marché des plateformes de communication et de collaboration est en pleine ébullition. Et après la décantation de tous les prétendants, il y a des joueurs qui se définiront par l’innovation, d’autres par la sécurité et la fiabilité.

Microsoft ne sera jamais déclassé dans ces sphères. Et si ce n’était pas assez, leur réaction au COVID-19 de rendre la plateforme gratuite rend l’expérimentation de celle-ci très raisonnable. Bref, avec la licence de Microsoft 365 (anciennement Office 365) il est juste et très clair que c’est un choix facile et efficace. Il faut vraiment être dogmatique et non pragmatique pour aller chercher ailleurs. À mon humble avis.

3. Collaboration en temps réel

Au risque de paraître un peu tricheur, je ne fais que regrouper quelques fonctionnalités de base. Rien de magique vraiment, mais encore là, de les avoir toutes aux bouts des doigts rend l’utile à l’agréable.

Pouvoir se parler, se voir et partager son écran est probablement l’aspect le plus « facilitateur » dans mon quotidien. Ne pas être limité aux membres de l’entreprise, de pouvoir inviter n’importe qui à une session de travail via une invitation par courriel est un vrai plaisir. Savoir que tous les artéfacts de travail seront gardés à perpétuité, là où on les avait initialement mis, pour pouvoir ensuite les reprendre, c’est déjà fabuleux. Pouvoir les reclasser par la suite, dans un SharePoint fourni à chaque équipe, là où c’est le plus pertinent à garder pour la postérité, c’est encore mieux. Et enfin, de pouvoir consulter les tableaux de travail Azure, le calendrier de ses collègues, ça devient vraiment facile de se coordonner pour arriver à travailler avec les personnes dont on a besoin. À la fois autonome et collaboratif : j’adore!

4. Enregistrement sur Microsoft Stream

L’enregistrement et l’archive des sessions de travail sur Microsoft Stream rend facile la retransmission des connaissances acquises lors des sessions de travail. Avec la fonctionnalité de partage/diffusion et la transcription du dialogue automatique, nous avons le texte intégral de la rencontre. Je suis un gros fan du partage et de la diffusion de la connaissance. Je déplore quand l’intelligence d’un domaine ne réside que dans la tête d’un ou deux spécialistes. Et il est parfois impossible d’avoir toutes les personnes qu’on aurait souhaité dans la rencontre. Avoir cette archive permet à ceux et celles qui ne pouvaient être présents de voir le déroulement de la rencontre comme les autres.

5. Azure DevOps

Bon, voici une intégration en bonne et due forme. Et celle de Azure DevOps est certainement une des plus utiles dans notre organisation. Depuis un certain temps, la science et l’art du développement logiciel se sont vu octroyer les mêmes innovations que les secteurs manufacturiers. C’est un aspect très favorable pour Emyode, nous qui sommes friands du secteur manufacturier et du transport. Dans le désir d’industrialiser et de démocratiser nos processus de livraison de logiciels, nous avons vu naître le S.D.L.C (Software Development Life Cycle), l’ALM (Application Lifecycle Management) et finalement le DevOps (qui essentiellement regroupe toutes les pratiques utiles des processus rencontrés à ce jour) qui proposent de rajouter des améliorations aux processus existants, constamment.

Une des « valeurs » que nous avons découvertes est qu’une bonne collaboration entre les diverses préoccupations des gens du Dev et de ceux des Ops est de mise. Mais il y a aussi la transparence et l’objectivité, qui seraient les deux autres principales valeurs dans cette optique, car elles génèrent la confiance. Rendre Azure DevOps accessible dans Microsoft Teams nous permet de coordonner le travail, de mesurer la performance et de maintenir une visibilité sur l’avancement des projets. On peut facilement partager un item de travail (workitem) et annoncer tous les changements : artéfacts agiles fermés, compilations réussies, déploiements en attente d’approbation, etc. J’aimais beaucoup travailler avec TFS et Visual Studio online. Mais Azure Devops dans Microsoft Teams est absolument un charme pour suivre l’avancement de nos portfolios applicatifs.

Conclusion

Mes préoccupations sont particulières. J’en conviens. Mais c’est bien ce qui me séduit à propos de Microsoft Teams. Peu importe les préoccupations qu’on me balance dans le nez, j’y trouve leur compte. Alors que ce soit moi ou les équipes avec qui je travaille, les autres organisations qui nous sollicitent pour de l’aide ou même ma famille immédiate, j’ai une réponse simple et efficace à leur proposer pour satisfaire leur besoin de se rencontrer et de faire « quelque chose » ensemble.

Certes on travaille et on réussit ensemble avec cet outil. Mais nous jouons ensemble aussi, en plus de découvrir des moyens de se détendre… et oui, avec Microsoft Teams.